El proceso de Planeamiento: el Control de Gestión.
Continuando nuestro camino (ya falta menos) por el Proceso de Planeamiento siguiendo los pasos del Mapa del recorrido. Hemos recorrido la que llamamos Etapa Creativa ( el Análisis situacional, la Definición del Éxito y de una Visión Compartida, la Definición del Negocio, y el desarrollo de las Estrategias y Objetivos), y continuando con la Etapa técnica (ya hablamos en el post anterior del Presupuesto (y la estructura) ) hoy toca desarrollar el último paso del proceso que es el Control.
Octavo paso: El Control de Gestión
El control del proceso descripto en los post anteriores de esta serie constituye la realimentación o feedback del mismo, ya que valida en el grado de su cumplimiento todos los pasos anteriores y permite que la organización aprenda de su propia realidad, realimentando el proceso como se vé en la figura del post inicial, para que achique cada vez la brecha que separa sus ideales de la realidad, hasta que ambos sean una misma cosa.
La función del control es una parte imprescindible del Proceso de planeamiento, y tanto lo es, que constituye el camino para conseguir nuestros objetivos, y en palabras de Russell Ackoff «Crear el Futuro».
Esto es así porque al comparar lo que va ocurriendo en la realidad con lo descripto en los planes desarrollados, se podrán hacer los ajustes necesarios para retomar el camino deseado, y al irse minimizando las diferencias, crear ese futuro casi como lo habíamos pensado. Este aprendizaje de la propia experiencia es probablemente el mayor aporte de el proceso de planeamiento a la cultura de la organización.
El control se constituye en la otra cara de la moneda de la planificación, pero cómo técnica que es, no puede ser inmune a la cultura organizacional concreta en la que se trata de aplicar.
En una organización autoritaria el control invariablemente se constituirá en un arma persecutoria y no en una oportunidad de aprendizaje, y por lo tanto, no podrán aplicarse las ideas que comentamos más arriba.
El control permite completar el ciclo de aprender de la realidad a través de las mediciones de la performance real y su comparación con la performance esperada.
Es justamente por esto que decimos que el Control de Gestión tiene que ver mucho más con la Gestión que con el control.
Decimos controlar desde la gestión dado que pensamos en un control desde la acción misma, en «hacerlo bien la primera vez», es decir en desarrollar el trabajo pensando en los objetivos.
No puede haber control si no hay gestión. Es decir entonces que “la gestión es el control”.
El control de gestión es el conjunto de procedimientos que guían a la empresa en el monitoreo del resultado planeado, y también la elección del comportamiento de los responsables de tomar las decisiones para que actúen con la mayor eficiencia posible en el logro de los objetivos definidos, a partir de la utilización de los recursos disponibles para ello.
Por lo tanto, el control de gestión limita el margen de acción de los responsables de la toma de decisiones y facilita la convergencia entre los objetivos organizacionales y los individuales a que hacíamos referencia más arriba.
Controlar significa guiar los hechos para que los resultados reales coincidan o superen a los esperados.
Esto supone:
a) La fijación de indicadores de actuación que se considere satisfactoria.
b) La confrontación de los resultados reales frente a esos indicadores.
c) La toma de decisiones correctivas cuando los resultados reales no satisfagan los indicadores.
d) La implantación práctica de las acciones correctivas decididas.
Entre las distintas técnicas de Control de Gestión pueden mencionarse las siguientes.
a) El Sistema de información económico financiero generado a partir de la Contabilidad.
b) El control interno y de procedimientos.
c) La Contabilidad de costos.
d) La utilización de distintos modelos de costos incrementales, costos de oportunidad y en general costos relevantes para situaciones específicas.
e) La medición de las inversiones.
f) Los Presupuestos y el control presupuestario.
g) El Tablero de Comando.
En el próximo post de esta serie culminaremos nuestro recorrido por el Proceso de Planeamiento.
Para ver los post anteriores de esta serie:
1. Presentación del recorrido.
3. Definición del Éxito y la Visión Compartida.
5. Objetivos y Estrategias (o viceversa)
6. El Presupuesto (y la Estructura)
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