Un Blog para Orientar

En la entrega de hoy vamos a tratar otro tema  conectado con las acciones de Mantenimiento del factor humano, y más específicamente con el paso referido a Orientar/Guiar, que es el correspondiente a la herramienta conocida con el nombre de Storyboard.

El Storyboard es una herramienta de Planificación y Control que permite alinear los objetivos globales de la organización con los específicos de los sectores y personas en forma individual, y establecer estrategias y planes de acción para alcanzar las metas y propósitos establecidos.

Los pasos para la confección de un Storyboard son los siguientes:

1.   Objetivos de la Organización

El primer paso consiste en establecer claramente los Objetivos de la Organización.

Necesitamos saber para dónde va la Organización, hacia dónde apunta, cuáles son las grandes metas y propósitos para el año en curso.

Esta es una tarea clave típica de la Dirección Superior, que resulta indelegable a otros sectores o niveles de la empresa.

Por lo general, el Comité Ejecutivo de la empresa se “recluye” en algún lugar donde puede trabajar sin interrupciones –entre uno y tres días- y establece los tres a cinco Objetivos que dirigirán las acciones durante el año que se está planificando.

Estos Objetivos luego son “bajados” (comunicados) a los niveles inferiores para que cada sector pueda establecer sus propios Objetivos, en consonancia con aquellos.

2.   Objetivos sectoriales (Divisionales, Departamentales, etc.)

Sobre la base de los Objetivos generales definidos, cada sector alinea los suyos propios a aquellos.

El tipo de pregunta a responder para establecerlos es: ¿Cómo ayudará el sector a la Organización a lograr sus Objetivos anuales?

Esta forma de trabajar “en cascada” tiene por objeto que las acciones realizadas por cada sector contribuyan al logro de los Objetivos generales establecidos, evitando tareas que no tengan que ver con los propósitos perseguidos, o peor aún, que se opongan a aquellos.

3.   Objetivos personales (individuales)

Siguiendo hacia abajo con el “derrame” de objetivos, lo siguiente es establecer los correspondientes a cada persona dentro del sector.

La pregunta a responder en este caso es: ¿Cómo yo, desde mi cargo, coadyuvaré al logro de los Objetivos del sector, y por ende, a los de la Organización?

4.   Revisión en Equipo

El paso que sigue a continuación es la revisión en equipo de los Objetivos establecidos.

Las preguntas a responder son:

• ¿Están estos Objetivos individuales bien alineados y en consonancia con los Objetivos sectoriales?
• Estos Objetivos, ¿están bien definidos como Objetivos o son funciones propias del cargo?
• ¿Qué prioridad tiene cada uno de los Objetivos definidos: “A” (de supervivencia); “B” (críticos); “C” (importantes)?

5.   Planeamiento

El paso siguiente es el correspondiente a la Planificación; es decir, a la formulación de Planes de Acción.

Un Plan de Acción contiene aquellas cosas que cada uno debe hacer (los grandes pasos) para alcanzar los Objetivos.

En esta etapa se listan las estrategias alternativas que permitirían alcanzar los Objetivos (formulaciones generales) y se describen los planes que hacen posible las estrategias (formulación detallada).

a.   Establecimiento de Responsables

Dentro del Plan de Acción, un primer paso es definir quiénes serán los Responsables de cada acción o paso a dar.

Primero se define el Líder o Responsable único de cada Objetivo, y a continuación se determinan los apoyos necesarios para que éste pueda ejercer su liderazgo de manera eficaz (asesores, especialistas, etc.)

b.   Indicadores de Avance

Para cada Objetivo, Estrategia o Acción se definen ciertos indicadores que permitan realizar un seguimiento y confirmar que se está avanzando apropiadamente en la consecución del Objetivo.

c.   Recursos requeridos

Adicionalmente, se establecen cuáles son los Recursos de todo tipo que los Objetivos, Estrategias y Planes requieren para ser llevados a cabo.

Los Recursos pueden ser de diverso tipo: humanos, económicos, financieros, productivos, de marketing, de información, de tiempo, de capacitación, de colaboración o participación, etc.

d.   Plazos

El siguiente paso tiene que ver con el establecimiento de Plazos para la realización de las tareas y la consecución de los Objetivos.

Los Plazos están íntimamente relacionados con los compromisos que las personas (responsables) adquieren para que los Objetivos puedan ser alcanzados.

Los Plazos pueden ser medidos en días, semanas, meses, trimestres o incluso semestres.

Es importante verificar si existen o no Objetivos previos (pre-requisitos) que puedan limitar las fechas de cumplimiento de los primeros.

En este punto cabe la mención a la existencia de un software de Office (debe haber otros de distinto origen) llamado “Project” que facilita la coordinación de los diversos pasos que hay que cumplir antes de llegar a una u otra acción.

También se impone la mención a los conceptos de “Camino crítico” y “Cuello de botella”, que son restricciones a ponderar al momento de planificar.

Se conoce como “Camino crítico” a aquel que indefectiblemente debe recorrerse para que toda la secuencia del Plan sea ejecutada; es decir, las tareas ligadas por relaciones de prelación que no pueden ser salteadas y cuya duración determina los plazos del Plan o Proyecto como un todo.

Se conoce como “Cuello de botella” aquellos recursos por los que diversas acciones puedan entrar simultáneamente en competencia en algún momento, que por tener distinta velocidad de realización, pueden demorar o alargar el Plazo del Plan o Proyecto como un todo.

Los Plazos se utilizar para determinar las fechas:

• De comienzo de una acción
• De terminación de una acción
• De revisión del estado de avance de las tareas

6.   Seguimiento

Concluida la tarea de Planeamiento, comienza la de Seguimiento.

Dentro de ésta encontramos los siguientes pasos:

a.   Control de Inicio

El Control de Inicio es la fecha en la que realmente comenzó una determinada acción.

Esta fecha puede ser distinta a la originalmente planeada, e incluso anterior a aquella.

b.   Estado de Avance

El Estado de Avance (“Status”) surge del control que se realiza sobre la forma en que cada tarea se está llevando a cabo, en contraste con los Plazos previstos.

Periódicamente (mensualmente, o en las fechas de revisión definida para cada acción), se revisan los avances producidos en cada acción y se registra el estado de cada una de ellas.

c.   Control de término

De resultas del seguimiento de cada acción, se determina el momento en que cada una de ellas alcanzó los propósitos perseguidos.

Estas fechas se comparan con los plazos previstos para verificar si el Plazo general del Plan o Proyecto podrá permanecer sin cambios o si debe ser modificado (en el caso de que la tarea demorada forme parte del Camino crítico o exceda los plazos previstos para alguna tarea dentro del Camino Crítico, ya que en este caso es posible que por la dilación, se haya determinado un nuevo Camino Crítico distinto al originalmente previsto.

d.   Visto Bueno (V° B°)

Es la confirmación definitiva de cuándo una tarea efectivamente concluyó o un Objetivo se alcanzó en forma satisfactoria.

Todos estos datos se vuelcan en una planilla –puede ser un Excel o el mismo Project – similar a la que se muestra a continuación.

Parte izquierda de la planilla

Parte derecha de la planilla

 

 

Con esta breve explicación hemos dado un panorama de los contenidos y funcionamiento del Storyboard.

En la siguiente entrega hablaremos del cuarto paso del Mantenimiento del Factor Humano, que es el correspondiente a Evaluar.

Hasta la próxima.

Héctor.

Para ver los post anteriores de esta serie:

La Sinfonía de los Costos del Factor Humano – 1. Preludio.

La Sinfonía de los Costos del Factor Humano – 2. Obertura.

La Sinfonía de los Costos del Factor Humano – 3. Fortíssimo.

La Sinfonía de los Costos del Factor Humano – 4. Moderatto.

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Por Héctor A. Faga

Después del paréntesis impuesto por haber compartido con ustedes el artículo “El futuro del planeta y los niños de hoy” escrito por el investigador, sicólogo y sicoterapeuta Luis Sánchez González, en la presente entrega retomo el desarrollo de la temática haciendo centro en otro aspecto clave del desafío del cambio, que es el relativo a la adaptación.
La actitud personal frente a un cambio puede tener tres tipos de respuesta.
Se puede ser:
1. Hipercrónico, lo que significa anticiparse a los cambios y hasta eventualmente generarlos, siendo “factores de cambio”
2. Sincrónico, lo que quiere decir acompañar más o menos “pari passu” a los cambios, o
3. Anacrónico, implicando que siempre se va más atrás de los cambios, muchas veces aceptándolos a regañadientes
Más allá de las peculiaridades de cada situación, en general es válido decir que “todo proceso de cambio hace necesaria, más tarde o más temprano, una actitud de adaptación”.
La adaptación es una respuesta que proporcionamos al desafío del cambio una vez que lo hemos percibido y aceptado, que nos lleva a convivir de la mejor manera posible con las nuevas circunstancias devenidas a partir de él.
Esa actitud suele condicionar y definir nuestra conducta, como así también las consecuencias que obtenemos a partir de la misma.
Veamos el siguiente chiste (¿chiste?) dibujado por el gran maestro Quino, quien nos presenta precisamente la cuestión de un modo relativamente humorístico pero con un profundo sentido vital.

La adaptación es un proceso de aprendizaje, y como tal, presupone una modificación de la conducta.
Adaptarse es desaprender lo viejo para aprender lo nuevo.
Es decir, dejar espacio en nuestro “disco rígido” para que entren los nuevos conceptos y actualicen los viejos conocimientos.
Desde esta perspectiva, la adaptación abona dos aspectos clave de nuestra formación, a saber:
1. Enriquece nuestra experiencia, a partir de la “humildad” de reconocer lo que no sabemos e incorporarlo a nuestro bagaje intelectual y vital, y
2. Ayuda a que pasemos a un nuevo estadio de madurez
Hay quienes dicen que ADAPTACIÓN es sinónimo de MADUREZ, y seguramente así lo es.
Pero cuidado, muchas veces “la madurez es el estado anterior a la putrefacción”.
Veamos el siguiente cuento – cuyo autor desconozco – pero que ilustra este punto.
“Una pequeña manzana, jugosa y colorada, se cayó del manzano de donde estaba colgada, yendo a parar de golpe al suelo. Al ver esto, todas las manzanas que permanecían colgadas, se echaron a reír a carcajadas. La manzanita caída, visiblemente molesta, las increpó diciendo: ¿De qué se ríen? … Inmaduras”.

Por otra parte, mucha gente se resiste a la madurez, en un intento de permanecer – o parecer – siempre joven.

Son los que sufren el síntoma conocido como “síndrome de Peter Pan”.

Y así vemos gente desubicada, a la que la postura adoptada “le queda mal”, como al sexagenario que se viste y comporta como un veinteañero o a la mujer de la tercera edad que, cirugías mediante, muestra un rostro radiante, que suele no coincidir con el resto del cuerpo.

¿No leyeron los eufemismos que hoy día se utilizan para hablar de la vejez? “Tercera edad”, “Senectud”, “Madurez”… ¡Como si ser viejo fuera un pecado!
Por ello, mucha gente no vive con madurez cada etapa de la vida, sino que se encuentra detenida en alguna de ella, logrando una “vida incompleta”.
El desafío del cambio consiste en pasar de la estabilidad del muelle, que nos permite pisar seguros, pero que no nos lleva a nuevos horizontes, a la inestabilidad del bote, que por lo mismo que se mueve, nos acerca al horizonte.
Y adaptarse significa “querer subirse al bote”, aunque uno no sepa remar o ni siquiera nadar.
Es aquí cuando la adaptación, además de una actitud, se convierte en una aptitud, que puede estar en y con nosotros o que debemos adquirir.
Para lo cual es necesario tener un adecuado conocimiento de uno mismo, saber cómo cada uno es.
¿Quieren ustedes saber si son personas adaptables?
Tomen un lápiz o lapicera y un papel en blanco y sigan atentamente las instrucciones que les paso a continuación. No comiencen a leer el test hasta tener en sus manos el lápiz y el papel.
Luego cuéntenme cómo les fue mandándome un mail a hacheaefe@gmail.com y yo me comprometo a responderles.
Los espero.
Hasta la próxima.
¿ES USTED UNA PERSONA ADAPTABLE?

Muchas veces pensamos que hacemos exactamente lo que se nos pide, para luego darnos cuenta de que en realidad hacemos sólo lo que nosotros creemos que nos están pidiendo, y así aparecen los problemas. Además, por lo general tenemos vergüenza de exponernos públicamente cuando se nos solicita que hagamos algo que no estamos acostumbrados a realizar. Ahora tiene la oportunidad de comprobar su actitud con el presente test que le indicará cuál es su comportamiento en este sentido.
HAGA EXACTAMENTE LO QUE SE LE INDICA. NO HAGA NINGUNA PREGUNTA POR NINGÚN MOTIVO. NO HABLE CON NADIE. ASEGÚRESE DE MANTENER SU VISTA EN LA HOJA. TIENE DOS MINUTOS PARA HACER LO QUE SE LE PIDE. NO USE MÁS DE ESE TIEMPO. ¿PREPARADO? ALLÁ VAMOS.
1. Lea todo antes de hacer nada. Proceda con sumo cuidado.
2. En su hoja en blanco trace un rectángulo en la parte superior izquierda de la hoja y otro en la parte superior derecha.
3. En el margen izquierdo de la hoja numere los renglones del 1 al 20, de uno en uno.
4. Ponga su nombre y apellido en el recuadro de la esquina superior derecha de la hoja.
5. Trace un círculo sólo alrededor de su nombre.
6. Encierre en un círculo cada uno de los números de las indicaciones anteriores.
7. En el punto 7 anote la fecha exacta de su nacimiento.
8. Aunque esté solo en su casa u oficina, párese delante de su silla y dé tres palmadas.
9. En el punto 9 de su hoja dibuje la cabeza de un perro. No importa si no dibuja muy bien. Lo importante no es la calidad del dibujo sino la interpretación que se le puede dar a su dibujo.
10. Firme con su nombre en el recuadro de la esquina superior izquierda de la hoja.
11. Párese y siéntese una vez.
12. En el punto 13 escriba la palabra EXACTO.
13. Multiplique 703 x 1.850 y ponga el resultado en el punto 14.
14. Sume 1.040 más 1.040. Ahora súmele 10. Ahora súmele 10 más. Ponga el resultado en el punto 15.
15. Extienda el brazo DERECHO y abra y cierre la mano tres veces seguidas.
16. Repase los números anteriores y subraye el que más le costó realizar.
17. Si piensa que hizo todo correctamente hasta este punto, escriba “TODO LO HE HECHO CORRECTAMENTE” en el punto 18.
18. Cierre los ojos un par de segundos y cuente hasta quince en voz baja.
19. Ahora que ya terminó de leer cuidadosamente el presente test, haga únicamente lo que dice el número 3.

De la misma serie en este blog:

La Visión de la Realidad

El Cambio (primera entrega)

El Cambio (segunda entrega)

El Cambio (tercera entrega)

El Cambio (cuarta entrega)

El Cambio (quinta entrega)

El Cambio (sexta entrega)

El Cambio (séptima entrega)

El Cambio (octava entrega)

El futuro del planeta y los niños de hoy

Otros post sobre el tema:

Cambio Organizacional (Change Management)

EL CAMBIO

La receta para orientar el negocio en la crisis

Cómo superar las cuatro etapas de resistencia al cambio 

¿Por qué las organizaciones se resisten tan activamente al cambio? 

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