Un Blog para Orientar

En la entrega de hoy comenzaremos el abordaje del cuarto paso del Mantenimiento del factor humano, que es el de Evaluar.

¿Qué es lo que debemos evaluar en nuestra organización con relación a quienes prestan servicios en la misma?

Hay cuatro elementos fundamentales sobre los cuales es necesario desarrollar juicios de valor, que son:

1. Las tareas o funciones
2. Las personas en sí mismas
3. El desempeño de las personas y los resultados alcanzados
4. El potencial de las personas

Los cuatro elementos pueden ser valorados a través de diversos sistemas de evaluación, tales como la Descripción y el Análisis de las funciones, la comparación y Categorización de las mismas, el Sistema de Evaluación de Desempeño conocido como PMS (“Performance Measurement System”) y otros por el estilo.

Profundicemos ahora en el primero de los elementos mencionados.

1.   Evaluación de la tarea o función

Toda organización debe contar con una descripción escrita de las funciones a ser realizadas por las personas dentro de la misma.

Esta descripción permite que cada uno sepa lo que debe hacer, lo que se espera de él y cuáles son los resultados a alcanzar, y facilita la evaluación de cada puesto dentro del organigrama.

En toda tarea o función, los aspectos fundamentales a evaluar son:

1. La complejidad y el nivel de la tarea a desarrollar (variedad de temas a atender, dificultad de los mismos, pluralidad de los recursos a aplicar, impacto en los resultados finales, etc.)
2. Los requerimientos que plantea y los recursos necesarios para que pueda ser ejecutada satisfactoriamente (conocimientos, habilidades, experiencia, know how, autonomía, nivel de decisión, etc.)

Ambos aspectos de la tarea determinan en conjunto el rango de remuneraciones a ser abonadas a las personas a cargo de la misma.

Obviamente, a tareas más complejas o exigentes les corresponden remuneraciones más altas, descendiendo el nivel de la retribución a medida que disminuyen los requerimientos que plantean.

Esta valorización facilita conseguir en el mercado las personas hábiles para llevarlas a cabo, y entusiasma a quienes no tienen las habilidades para hacerlo a capacitarse para lograr ejecutarlas e incrementar sus respectivos niveles de ingresos.

Permite también clasificar las funciones en Categorías, comparar los diversos puestos entre sí y clasificarlos dentro de aquellas, asignando a las categorías escalas de remuneración que contemplen los valores mínimos, intermedios (“cuartiles”) y máximos de cada función, logrando de este modo una grilla que facilite una adecuada administración de las remuneraciones.

Esta grilla debe ser construida teniendo en cuenta cuestiones tales como la equidad interna entre las remuneraciones definidas para cada puesto, como también la competitividad respecto del mercado.

Para determinar las Categorías y los puestos a incluir en ellas, la mayor dificultad consiste en encontrar atributos comunes a todas las categorías o que permitan una razonable comparación (“variables clave”, competencias o “milestones”), dada la diversidad de factores concurrentes a la conformación de cada descripción de tareas o funciones.

Debido a ello, muchas veces es necesario identificar atributos complementarios que permitan compensar la importancia relativa de algunos de ellos con la existencia de otros.

A título de ejemplo, la competencia “Manejo de personal” haría que todos los puestos con personal a cargo tengan una categorización superior a los que no lo tienen.

Este atributo se compensa por ejemplo con el de “Educación formal” o “Experiencia”, ya que un puesto que no tenga personal a cargo pero requiera un profundo profesionalismo, puede ranquear de modo similar a aquel.

Obviamente, un puesto que presente ambos requisitos tendrá un ranking mayor que el que requiera sólo uno de ellos.

Algunos ejemplos de competencias (extraídos de un caso práctico realizado en una empresa) son los siguientes:

1. Acceso a información confidencial
2. Responsabilidad patrimonial
3. Riesgo personal
4. Manejo de personal
5. Aptitud para comunicarse / relacionarse con el contexto
6. Grado de participación en el planeamiento estratégico de la empresa
7. Autonomía en las decisiones / acciones no perentorias
8. Perentoriedad en las decisiones / acciones
9. Capacidad de negociación
10. Educación formal o experiencia
11. Capacidad de análisis
12. Disponibilidad horaria

La determinación de competencias esenciales como las listadas debe hacerse teniendo en consideración los “Factores clave del éxito” de la respectiva organización.

Cada Categoría de la grilla tiene una remuneración mínima y una remuneración máxima, que marca la posible carrera de una persona en el tiempo, bajo la suposición de que no recibe promociones que la cambien de categoría y termine su carrera jubilándose dentro de la misma.

A esos efectos, la diferencia entre los cuartiles cuarto y primero de cada categoría debe tener una amplitud suficiente como para permitir la movilidad del personal dentro de ella a lo largo de una vida laboral.

A su vez, la diferencia entre categorías también establece un diferencial, en el cual la máxima remuneración de la categoría más baja es mayor que la mínima remuneración de la categoría más alta, ubicándose alrededor de la mitad de ésta.

Para mover a las personas dentro de la categoría o determinar su pase a una categoría superior o inferior, se consideran algunos elementos como la edad, la experiencia, la antigüedad en la empresa, la antigüedad en el puesto, el desempeño y otras consideraciones por el estilo.

En la siguiente entrega desarrollaremos la temática de la evaluación de las personas en sí mismas.

Hasta la próxima.

Para ver los post anteriores de esta serie:

La Sinfonía de los Costos del Factor Humano – 1. Preludio.

La Sinfonía de los Costos del Factor Humano – 2. Obertura.

La Sinfonía de los Costos del Factor Humano – 3. Fortíssimo.

La Sinfonía de los Costos del Factor Humano – 4. Moderatto.

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admin Costos, Creatividad, Estrategia, Factor Humano, Management, Orientación, Planeamiento, Productividad Creatividad, Evaluación, Evaluación de funciones, Evaluar, Factor Humano, Planeamiento, Productividad, recursos humanos, RRHH

En la entrega de hoy vamos a tratar otro tema  conectado con las acciones de Mantenimiento del factor humano, y más específicamente con el paso referido a Orientar/Guiar, que es el correspondiente a la herramienta conocida con el nombre de Storyboard.

El Storyboard es una herramienta de Planificación y Control que permite alinear los objetivos globales de la organización con los específicos de los sectores y personas en forma individual, y establecer estrategias y planes de acción para alcanzar las metas y propósitos establecidos.

Los pasos para la confección de un Storyboard son los siguientes:

1.   Objetivos de la Organización

El primer paso consiste en establecer claramente los Objetivos de la Organización.

Necesitamos saber para dónde va la Organización, hacia dónde apunta, cuáles son las grandes metas y propósitos para el año en curso.

Esta es una tarea clave típica de la Dirección Superior, que resulta indelegable a otros sectores o niveles de la empresa.

Por lo general, el Comité Ejecutivo de la empresa se “recluye” en algún lugar donde puede trabajar sin interrupciones –entre uno y tres días- y establece los tres a cinco Objetivos que dirigirán las acciones durante el año que se está planificando.

Estos Objetivos luego son “bajados” (comunicados) a los niveles inferiores para que cada sector pueda establecer sus propios Objetivos, en consonancia con aquellos.

2.   Objetivos sectoriales (Divisionales, Departamentales, etc.)

Sobre la base de los Objetivos generales definidos, cada sector alinea los suyos propios a aquellos.

El tipo de pregunta a responder para establecerlos es: ¿Cómo ayudará el sector a la Organización a lograr sus Objetivos anuales?

Esta forma de trabajar “en cascada” tiene por objeto que las acciones realizadas por cada sector contribuyan al logro de los Objetivos generales establecidos, evitando tareas que no tengan que ver con los propósitos perseguidos, o peor aún, que se opongan a aquellos.

3.   Objetivos personales (individuales)

Siguiendo hacia abajo con el “derrame” de objetivos, lo siguiente es establecer los correspondientes a cada persona dentro del sector.

La pregunta a responder en este caso es: ¿Cómo yo, desde mi cargo, coadyuvaré al logro de los Objetivos del sector, y por ende, a los de la Organización?

4.   Revisión en Equipo

El paso que sigue a continuación es la revisión en equipo de los Objetivos establecidos.

Las preguntas a responder son:

• ¿Están estos Objetivos individuales bien alineados y en consonancia con los Objetivos sectoriales?
• Estos Objetivos, ¿están bien definidos como Objetivos o son funciones propias del cargo?
• ¿Qué prioridad tiene cada uno de los Objetivos definidos: “A” (de supervivencia); “B” (críticos); “C” (importantes)?

5.   Planeamiento

El paso siguiente es el correspondiente a la Planificación; es decir, a la formulación de Planes de Acción.

Un Plan de Acción contiene aquellas cosas que cada uno debe hacer (los grandes pasos) para alcanzar los Objetivos.

En esta etapa se listan las estrategias alternativas que permitirían alcanzar los Objetivos (formulaciones generales) y se describen los planes que hacen posible las estrategias (formulación detallada).

a.   Establecimiento de Responsables

Dentro del Plan de Acción, un primer paso es definir quiénes serán los Responsables de cada acción o paso a dar.

Primero se define el Líder o Responsable único de cada Objetivo, y a continuación se determinan los apoyos necesarios para que éste pueda ejercer su liderazgo de manera eficaz (asesores, especialistas, etc.)

b.   Indicadores de Avance

Para cada Objetivo, Estrategia o Acción se definen ciertos indicadores que permitan realizar un seguimiento y confirmar que se está avanzando apropiadamente en la consecución del Objetivo.

c.   Recursos requeridos

Adicionalmente, se establecen cuáles son los Recursos de todo tipo que los Objetivos, Estrategias y Planes requieren para ser llevados a cabo.

Los Recursos pueden ser de diverso tipo: humanos, económicos, financieros, productivos, de marketing, de información, de tiempo, de capacitación, de colaboración o participación, etc.

d.   Plazos

El siguiente paso tiene que ver con el establecimiento de Plazos para la realización de las tareas y la consecución de los Objetivos.

Los Plazos están íntimamente relacionados con los compromisos que las personas (responsables) adquieren para que los Objetivos puedan ser alcanzados.

Los Plazos pueden ser medidos en días, semanas, meses, trimestres o incluso semestres.

Es importante verificar si existen o no Objetivos previos (pre-requisitos) que puedan limitar las fechas de cumplimiento de los primeros.

En este punto cabe la mención a la existencia de un software de Office (debe haber otros de distinto origen) llamado “Project” que facilita la coordinación de los diversos pasos que hay que cumplir antes de llegar a una u otra acción.

También se impone la mención a los conceptos de “Camino crítico” y “Cuello de botella”, que son restricciones a ponderar al momento de planificar.

Se conoce como “Camino crítico” a aquel que indefectiblemente debe recorrerse para que toda la secuencia del Plan sea ejecutada; es decir, las tareas ligadas por relaciones de prelación que no pueden ser salteadas y cuya duración determina los plazos del Plan o Proyecto como un todo.

Se conoce como “Cuello de botella” aquellos recursos por los que diversas acciones puedan entrar simultáneamente en competencia en algún momento, que por tener distinta velocidad de realización, pueden demorar o alargar el Plazo del Plan o Proyecto como un todo.

Los Plazos se utilizar para determinar las fechas:

• De comienzo de una acción
• De terminación de una acción
• De revisión del estado de avance de las tareas

6.   Seguimiento

Concluida la tarea de Planeamiento, comienza la de Seguimiento.

Dentro de ésta encontramos los siguientes pasos:

a.   Control de Inicio

El Control de Inicio es la fecha en la que realmente comenzó una determinada acción.

Esta fecha puede ser distinta a la originalmente planeada, e incluso anterior a aquella.

b.   Estado de Avance

El Estado de Avance (“Status”) surge del control que se realiza sobre la forma en que cada tarea se está llevando a cabo, en contraste con los Plazos previstos.

Periódicamente (mensualmente, o en las fechas de revisión definida para cada acción), se revisan los avances producidos en cada acción y se registra el estado de cada una de ellas.

c.   Control de término

De resultas del seguimiento de cada acción, se determina el momento en que cada una de ellas alcanzó los propósitos perseguidos.

Estas fechas se comparan con los plazos previstos para verificar si el Plazo general del Plan o Proyecto podrá permanecer sin cambios o si debe ser modificado (en el caso de que la tarea demorada forme parte del Camino crítico o exceda los plazos previstos para alguna tarea dentro del Camino Crítico, ya que en este caso es posible que por la dilación, se haya determinado un nuevo Camino Crítico distinto al originalmente previsto.

d.   Visto Bueno (V° B°)

Es la confirmación definitiva de cuándo una tarea efectivamente concluyó o un Objetivo se alcanzó en forma satisfactoria.

Todos estos datos se vuelcan en una planilla –puede ser un Excel o el mismo Project – similar a la que se muestra a continuación.

Parte izquierda de la planilla

Parte derecha de la planilla

 

 

Con esta breve explicación hemos dado un panorama de los contenidos y funcionamiento del Storyboard.

En la siguiente entrega hablaremos del cuarto paso del Mantenimiento del Factor Humano, que es el correspondiente a Evaluar.

Hasta la próxima.

Héctor.

Para ver los post anteriores de esta serie:

La Sinfonía de los Costos del Factor Humano – 1. Preludio.

La Sinfonía de los Costos del Factor Humano – 2. Obertura.

La Sinfonía de los Costos del Factor Humano – 3. Fortíssimo.

La Sinfonía de los Costos del Factor Humano – 4. Moderatto.

admin Costos, Estrategia, Factor Humano, Management, Orientación, Planeamiento, Productividad, recursos humanos Costos, Estrategia, Factor Humano, Planeamiento, Productividad, recursos humanos, RH, RRHH, storyboard

por Héctor Alberto Faga y Mariano Ramos Mejía (1)

En nuestro post anterior terminamos la construcción de la Matriz de Posicionamiento de Productos / Negocios. De una cantidad y variedad bastante importante de datos conseguimos pasar a formular objetivos precisos para cada uno de los cuadrantes descriptos en la matriz. Hoy profundizaremos nuestro análisis. Preparen su calculadora, ¡allá vamos!

Volviendo a nuestros números, ahora la información puede presentarse de la siguiente manera:

Ordenado por contribución marginal porcentual
	Producto	Cantidad	Venta en pesos	Contribución marginal	Contribución marginal %	Tipo		Acción a considerar
1	“R”	500	12.500	10.000	80 %	AB		OK
2	“O”	1.600	8.000	4.800	60 %	CB		Aumentar venta
3	“N”	500	4.000	2.000	50 %	CB		Aumentar venta
4	“S”	700	35.000	7.000	20 %	AD		Aumentar margen
5	“M”	1.000	10.000	2.000	20 %	CD		Abandonar
6	“Q”	1.500	75.000	7.500	10 %	AD		Aumentar margen
7	“P”	10	10.000	1.000	10 %	CD		Abandonar
			154.500	34.300	22,2 %

El análisis precedente ordena los productos de mayor a menor en función de su contribución marginal porcentual, brindando una vista panorámica de aquellos cuyo porcentaje de contribución resulta más interesante, de los potenciales problemas a resolver y de las eventuales medidas correctivas que deberán tomarse en cada caso.

Sin embargo, creemos que un ordenamiento en base a la contribución marginal absoluta resulta más relevante, puesto que muestra ordenadamente cuáles son los productos que más contribuyen a la absorción de costos fijos y a la generación de resultados.

Así tendríamos:

Ordenado por contribución marginal absoluta
	Producto	Cantidad	Venta en pesos	Contribución marginal	Contribución marginal %	Tipo	Acción a considerar		Contrib. marginal acumulada	% sobre total
1	“R”	500	12.500	10.000	80 %	AB	OK		10.000	29.2 %
2	“Q”	1.500	75.000	7.500	10 %	AD	Aumentar Margen		17.500	51.0 %
3	“S”	700	35.000	7.000	20 %	AD	Aumentar Margen		24.500	71.4 %
4	“O”	1.600	8.000	4.800	60 %	CB	Aumentar Venta		29.300	85.4 %
5	“N”	500	4.000	2.000	50 %	CB	Aumentar Venta		31.300	91.3 %
6	“M”	1.000	10.000	2.000	20 %	CD	Abandonar		33.300	97.1 %
7	“P”	10	10.000	1.000	10 %	CD	Abandonar		34.300	100 %
			154.500	34.300	22,2 %

Como vemos, los productos se han ordenado de mayor a menor en base a su contribución marginal absoluta.

Hemos agregado también una columna con la contribución marginal absoluta acumulada y otra con el porcentaje que la misma representa sobre la contribución marginal absoluta total.

Puede observarse que el 85 % de la contribución marginal absoluta se logra con los cuatro primeros productos: “R”, “Q”, “S” y “O”, como se había adelantado más arriba.

Este análisis sirve para identificar los productos con los que, de acuerdo con la regla de Pareto (el 80 % de los efectos se logra con el 20 % de las causas), se consigue el dinero con el que se pagarán los costos fijos y de cuyo eventual excedente se obtendrá la utilidad de la empresa.

Asimismo, cada producto está acompañado de su calificación (sobre la base del trabajo realizado) y de las medidas que dicha calificación indica que deben tomarse para mejorar el posicionamiento de cada uno de ellos.

A partir de este cuadro sería posible formular los planes de acción que se consideren más convenientes para el cumplimiento de los objetivos propuestos de mejorar la posición relativa de cada producto y del conjunto.

Pero todavía no hemos terminado, ya que podemos mejorar aún más nuestro análisis.

Si a cada una de las alternativas propuestas para cada producto le calculamos el “cuánto”, podemos obtener una ponderación que nos indique “de qué estamos hablando”.

Es decir que si tomamos por ejemplo la alternativa «aumentar la venta», y la cuantificamos en base a las preguntas: ¿cuánto debe aumentarse esa venta? y ¿es ello factible en la medida necesaria?, podemos evaluar los esfuerzos requeridos para lograr nuestro propósito.

Algo similar sucede con la alternativa “aumentar el margen”.

Aquí los caminos pueden ser «aumentar el precio» o «disminuir el costo», medidas que también pueden -y deben- cuantificarse para ver su factibilidad, en función de las limitaciones propias del mercado en el primer caso, o de la eficiencia de fábrica en el segundo.

Aun en los casos de los productos que deberíamos «abandonar», la medición del esfuerzo que deberíamos hacer para “recuperarlos” nos indicará la eficacia que podemos pretender de las medidas de auxilio que habilitemos.

El espectro a considerar es entonces más amplio, ya que debemos evaluar y cuantificar alternativas de «aumento de precios», «disminución de costos», «aumento de ventas» e incluso el efecto combinado de estas medidas.

Veamos algunos cálculos que hemos efectuado para el ejemplo desarrollado:

 

	Producto	Tipo	Acción a cosiderar	AumentoPrecio	Disminucióncosto	Aumentoventa	Aumento combinado
1	“R”	AB	OK
2	“S”	AD	Aumentar margen	2.8 %	2.8 %
3	“Q”	AD	Aumentar margen	15.7 %	13.8 %
4	“O”	CB	Aumentar venta			2.1 %
5	“N”	CB	Aumentar venta			145.0 %
6	“M”	CD	Abandonar	2.8 %	2.8 %	145.0 %	127.0 %
7	“P”	CD	Abandonar	15.7 %	13.8 %	390.0 %	155.3 %

 

Como hemos visto el producto “R”, ha sido calificado como AB, es decir que debemos «dejarlo tranquilo».

Los productos “S” y “Q” son del tipo AD, lo que significa que requieren ajustes a la contribución marginal porcentual, ya sea mediante el aumento en los precios de venta o la disminución de los costos variables.

Efectuado el cálculo para equiparar el margen de contribución de cada uno de estos productos con el margen promedio, se observa que el producto “S” requiere aumentos de precios o disminuciones de costos del orden de sólo el 2,8 %. Es decir, que está muy cerca de transformarse con poco esfuerzo en un producto de mejor calificación (AB).

El producto “Q”, en cambio, exige un esfuerzo mayor, ya que requiere o bien un aumento del precio de venta del 15,7 % o una disminución de su costo variable en un 13,8 %.

Independientemente de analizar la realidad de cada uno de los productos en función de su ciclo de vida actual, sus perspectivas de futuro, su sinergia con algún otro producto de la empresa, etc., en la cuantificación de las medidas requeridas por cada uno de ellos, el producto “S” aparece como de resolución más fácil que el “Q”.

Los productos “O” y “N”, por su parte, son del tipo CB; es decir que tienen una contribución marginal porcentual satisfactoria, en tanto es superior al promedio de la empresa, pero requieren ciertos esfuerzos de comercialización, dado que no se venden en las cantidades necesarias para tener un buen desempeño.

Para llegar al margen de contribución absoluto promedio, el producto “O” requiere aumentar su venta en un 2,1 %, en tanto que el producto “N” necesita un gran aumento, cuantificado en el 145 %.

De ello se deduce muy rápidamente que es más factible el cumplimiento del aumento de ventas en el caso del producto “O” que en el del “N”.

Los productos “M” y “P”, finalmente, son del tipo CD; es decir que se recomienda abandonar su producción y venta debido a que tanto en la contribución marginal absoluta como en la porcentual no se alcanza el promedio de la empresa.

Al observar los aumentos de precios y las disminuciones de costos que estos productos necesitan para alcanzar los respectivos márgenes de contribución porcentuales promedio, vemos que los porcentajes son los mismos que se señalaron para los productos “S” y “Q”, respectivamente.

Esto es así debido a que estos productos tienen la misma contribución marginal porcentual (“M” igual a “S” y “P” igual a “Q”).

Sin embargo, además de estos mejoramientos en el margen porcentual de los productos, que los llevaría a alcanzar el margen porcentual promedio, cada uno de ellos requiere adicionalmente un esfuerzo comercial para mejorar las cantidades vendidas y llegar a obtener márgenes absolutos de mayor magnitud.

Así, el producto “M” requiere un aumento del volumen de ventas del 145 % y el producto “P” uno del 390 %.

Si damos un paso más adelante y combinamos ambos incrementos requeridos (sobre el margen porcentual y sobre el margen absoluto), resultan unos aumentos combinados del 127 % y del 155,3 %, respectivamente, lo que demuestra que es mejor abandonarlos, dado los enormes (por no decir imposibles) esfuerzos que los mismos requieren para conseguir una mejora .

Es decir, que con algunas simples cuentas podemos hacer una evaluación bastante precisa de los esfuerzos necesarios a realizar en cada caso para mejorar el desempeño individual de cada producto y del conjunto.

Llegado a este punto debemos hacer una aclaración.

El modelo presentado es un esquema cerrado, donde se han categorizado todos los productos de la empresa en base a los respectivos promedios de la contribución marginal absoluta y porcentual.

Es decir, que es una suerte de “benchmarking interno”, en el que nos estamos comparando contra nosotros mismos, ya que el promedio determinado por el método surge de nuestro propio desempeño.

Suele suceder -y de hecho sucede- que luego de implementar las medidas recomendadas, cambian los datos relativos y también los promedios, con lo que suele haber desplazamientos de productos de una calificación a otra.

Es decir que al cambiar esos datos, con el consiguiente abandono de los productos CD, y las correcciones efectuadas en los CB y los AD, que motivarán variaciones de cantidades y resultados, de realizarse otro análisis similar tendremos nuevas contribuciones marginales promedio y también nuevas categorizaciones.

O sea, que aparecerán nuevos productos CD que debieran abandonarse (productos que en el primer análisis eran CB o AD) y nuevas propuestas de aumentar cantidades y precios o de disminuir costos.

En otras palabras, ¡empezamos de nuevo!

Pero todo esto significa que las respectivas contribuciones marginales (absoluta y porcentual), si hemos hecho bien los deberes, han aumentado, porque hemos abandonado productos que vendíamos a pérdida o con baja rentabilidad y los hemos reemplazado con otros de mayores márgenes de contribución.

Se han incrementado tanto el monto como el porcentaje de las ganancias sobre los costos variables, necesarios para pagar los costos fijos y obtener rentabilidad.

Es decir, se ha producido un aumento de la contribución marginal global y el crecimiento de la empresa, porque hemos mejorado la mezcla de nuestros productos.

Y todo esto trabajando solamente con la Contribución Marginal (Precio de Venta menos Costos Variables) ¿Y los costos fijos? En el post de la semana próxima se lo contamos.

Continuará…

(1): Para un análisis más detallado de esta temática se sugiere consultar el libro “Cómo conocer y manejar sus costos para tomar decisiones rentables”, de Héctor Alberto Faga y Mariano Enrique Ramos Mejía, Colección Cuadernos, Ediciones Granica, Buenos Aires, Argentina (1997).

De la misma serie:

Análisis de la Mezcla de Ventas. Primera Parte: el problema.

Análisis de la Mezcla de Ventas. Segunda Parte: Analizando el tema.

Análisis de la Mezcla de Ventas. Tercera Parte: La Matriz de Posicionamiento.

Más sobre Ventas y Vendedores:

El Presupuesto de Ventas.

El Presupuesto de Ventas (continuación).

 

admin Costos, Estrategia, General, Orientación, Productividad, Rentabilidad Costos, Estrategia, Matriz de posicionamiento, Mezcla, Negocio, Objetivos, Personas, Planes de Acción, Productividad, Rentabilidad

¿Aceptaría usted realizar una tarea durante una semana, si piensa que lo ayudaría a controlar mejor su tiempo?. Si la respuesta es “Sí”, aquí le decimos lo que tiene que hacer:

1. Divida una hoja de papel en un cuadro de seis columnas. Encabécelas con “Fecha”, “Hora”, “Quién”, “Qué”, “Duración” y “Grado”
2. Registre todas las interrupciones en su cuadro tan pronto como sea posible, apenas hayan ocurrido
3. Manténgalo simple. En la columna “Qué” escriba sólo una o dos palabras para describir de qué se trataba la interrupción. Llene la columna de “Grado” con una letra correspondiente a las siguientes descripciones: A: Crucial; B: Importante; C: De poco valor; D: Sin ningún valor
4. Revise la lista después de una semana. Probablemente encontrará que la mayoría de las interrupciones fueron de poco o ningún valor
5. Actúe para eliminar la mayoría de esas interrupciones de grados C o D, especialmente aquellas que ocurrieron varias veces durante la semana. Responda esta pregunta acerca de cada una: ¿Cómo puedo evitar esta interrupción?

Fuente: Donald E. Westmore, president, Productivity Institute, Huntington, CT, cited in Profesional Selling, Bureau of Business Practice, Simon & Schuster, 24 Rope Ferry Road, Waterford, CT 06386. Extraído de Communication briefings, Volume XVIII, Nº IX. 1101 King Street, Suite 110, Alexandria, VA 22314, USA.

admin Epítomes, General, Management, Orientación, Productividad Epítomes, Personas, Productividad, Uso del tiempo

por: Héctor Faga y Mariano Ramos Mejía

La MATRIZ DE POSICIONAMIENTO DE PRODUCTOS / NEGOCIOS es un sistema que provee información para la toma de decisiones, calificando los distintos productos, grupos de productos, o negocios de una empresa de acuerdo a su rentabilidad absoluta y porcentual, analizando los costos relacionados con los mismos y que a la vez indica de una manera clara cuáles son los posibles caminos a seguir, ponderando las posibilidades reales de cada uno de ellos.

Este desarrollo que realizamos a partir de nuestras experiencias en el asesoramiento de empresas de diverso tipo, está referido fundamentalmente a la comparación de productos y negocios entre sí, en una suerte de benchmarking interno con datos propios de la empresa, y por lo tanto, relativamente fáciles de conseguir, y tiene algunas características particulares que desarrollaremos brevemente a continuación.

Los productos / negocios se clasifican de esta forma de acuerdo a su rentabilidad en:

CATEGORIA AB.

Son aquellos que se venden en cantidades satisfactorias y con un margen de ganancia superior al del promedio de los negocios. Si hablamos de productos estos son los que «se venden solos» y aquellos a los que cualquier esfuerzo adicional de ventas poco agregaría o inclusive podría producir resultados adversos. Son los productos que muchos vendedores quieren vender, por supuesto, ya que no requieren esfuerzos de venta. Hay que despreocuparse de los productos AB, y orientar el esfuerzo de venta hacia aquellos que realmente lo necesitan, precisamente porque su rentabilidad es buena y no tiene sentido ejercer acciones que, incluso, podrían tener un efecto perjudicial sobre los mismos.

CATEGORIA CB.

Son los productos / negocios que a pesar de tener un buen margen de ganancias, se venden poco, por lo que proporcionan menos dinero que el promedio. En estos casos hay trabajar con las cantidades, aumentando el esfuerzo de venta. Nos lleva a considerar el tema del Marketing y la Venta (Mirar hacia fuera). Nos permite plantearnos preguntas como las siguientes:

· ¿Pueden venderse más?

· ¿Qué esfuerzos de marketing y de ventas es necesario realizar?

· ¿Cuál es la competencia?

· ¿Que están haciendo los vendedores con estos productos?

· ¿Se requiere de campañas de publicidad o promociones?

CATEGORIA AD.

Son los productos / negocios que están dejando dinero, porque se venden en cantidades razonables, pero con una rentabilidad inferior al promedio. En estos casos precisamente hay que trabajar con esa rentabilidad, evaluando posibles aumentos de precios, o lo que es factible en la mayoría de los casos, disminuciones de costos. Esta propuesta nos lleva a considerar el tema de la productividad y la eficiencia (Mirar hacia dentro). Las preguntas que deben formularse son:

· ¿Puede aumentarse el precio de venta? ¿Cuánto?

· ¿Soporta o admite el cliente un aumento de precios?

· ¿Pueden reducirse los costos?

· ¿Cuáles son las productividades y las ineficiencias de la fábrica?

· ¿Pueden reducirse costos sin necesidad de inversión adicional?

· ¿Se requiere inversión adicional?

· ¿Que monto de inversión sería necesaria?

· ¿Para lograr qué reducciones de costos (cuantificarlas)?

CATEGORIA CD.

Esta última categoría esta constituída por los productos / negocios que se venden en cantidades menores al promedio pero que también tienen rentabilidades inferiores al promedio. Hay que identificarlos rápidamente para eliminarlos dado que son un lastre que se va «comiendo» la rentabilidad de la empresa.

Por supuesto estas son grandes líneas de acción, que no deben ser tomadas ligeramente y sin considerar otras cuestiones como la existencia de productos o negocios emblemáticos, complementarios, que constituyan barreras de entrada para la competencia u otras situaciones especiales.

De un modo similar al descripto podemos seguir el análisis lógico de los inventarios, para determinar qué hacer con cada tipo de producto, en función de las decisiones tomadas sobre los productos terminados. En resumen, el análisis provisto por la MATRIZ DE POSICIONAMIENTO DE PRODUCTOS / NEGOCIOS sirve también para dirigir la producción hacia aquellos productos de mayor salida y mejor margen, dándoles prioridad de fabricación respecto de los demás. Sirve también, por lo tanto, para lograr una más eficiente administración de los stocks, tanto de los productos terminados como de la materia prima, materiales y productos semielaborados, y un mejor aprovechamiento de los espacios de almacenaje.

Este análisis puede ser adaptado para realizar el análisis de la absorción de costos fijos para cada negocio. Cómo resultado del análisis se conforman cuatro categorías similares a las que hemos analizado pero considerando ahora esos costos fijos:

CATEGORIA AB.

Son aquellos productos / negocios a los que se les han asignado mayor cantidad de costos fijos en valores absolutos, que a su vez impactan fuertemente sobre la venta.

CATEGORIA CB.

Aquellos a los que se les asignaron menor cantidad de costos fijos absolutos que el promedio, pero que impactaron fuertemente sobre la venta.

CATEGORIA AD.

Aquellos a los que se les asignaron mayor cantidad de costos fijos absolutos, pero cuyo impacto sobre la venta es inferior al promedio.

CATEGORIA CD.

Aquellos a los que se les asignaron menor cantidad de costos fijos absolutos y cuyo impacto sobre la venta es inferior al promedio general.

Las dos clasificaciones, en función de la rentabilidad y en función de la absorción de costos fijos, son complementarias entre sí, y nos están indicando que debemos tener cuidado al momento de decidir eliminar algún producto, puesto que los mismos absorben en alguna medida una porción de costos fijos que dejarían de ser apropiados a dicho producto / negocio y por lo tanto aumentarían la pérdida o disminuirían la ganancia.

También puede utilizarse esta técnica para considerar otras variables clave, tales como los créditos otorgados a los clientes que compran determinados productos, la calificación de dichos clientes, el análisis de antigüedad de la deuda, el análisis de las compras y las condiciones de pagos a proveedores. A partir de estas utilizaciones se relaciona con la utilización de otras técnicas de análisis financiero cómo los índices de rentabilidad, el índice de Dupont, los índices de inmovilización de stocks, créditos y deudas, etc.

Presenta la ventaja adicional de permitir acortar los tiempos del análisis ya que se concentra en los productos, negocios, inventarios, clientes, y en general de aquellas situaciones que requieren de una mayor y una más urgente atención, produciendo shortcuts para aprovechar mejor el escaso tiempo del que generalmente disponemos.

* Fuente: “Cómo conocer y manejar sus costos para tomar decisiones rentables” (Ediciones Granica, Buenos Aires, 1997) y “Cómo profundizar en el análisis de sus costos para tomar mejores decisiones empresariales” (Ediciones Granica, Buenos Aires, 2000), ambos por Héctor A. Faga y Mariano Ramos Mejía.

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Para alentar el pensamiento creativo y la generación de ideas, cuando hable con otros:

1. Haga preguntas con final abierto: La razón: los participantes tendrán que contestar con algo más que un simple “sí” o “no”.

2. Aliente a la gente a continuar, aún si ellos comienzan a abandonar sus ideas porque están repitiendo puntos sobre los que ya hablaron antes.

3. Parafrasee ideas cuando alguien no se expresa con claridad en un punto.

4. No imponga sus puntos de vista a otros. Siempre permanezca neutral. La razón: Un tono dominante terminará en una discusión.

5. Asegúrese de que todos contribuyen a la discusión. ¿Cómo? Haga preguntas directas a gente que no ha hablado, y pida ejemplos y elaboraciones.

6. Haga que los oponentes respeten las opiniones de los demás cuando ocurre un conflicto.

7. Dirija preguntas a otra gente – o haga escuchar otro punto de vista – cuando una persona trata de dominar una discusión.

Fuente: How to Facilitate a Productive Group Session, by Floyd Hurt, 1004 East Jefferson St., Charlottesville, VA 22902. Extraído de Communication briefings, Volume XVII, Nº IV. 1101 King Street, Suite 110, Alexandria, VA 22314, USA.

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Un innecesario desorden puede causar que usted pierda tiempo buscando los archivos que necesita y puede llevarlo incluso a no cumplir con los plazos previstos. Para prevenir esto, a continuación encontrará algunos lineamientos que le ayudarán a disponer de sus papeles de trabajo.

Decisiones: «Este documento no ejercerá influencia en ninguna decisión mía o de mi jefe».

Costo: «Guardarlo no justifica el costo de almacenarlo. Y si tengo que pagar para conseguir este documento, no lo haría, porque no vale la pena para mí ni para mi organización».

Disponibilidad: «Si yo realmente necesito este documento, sé exactamente a quién pedirle una copia, porque a esa persona se le ha pedido que lo guarde».

Reenvío: «No necesito enviar una copia de este documento a nadie más o a ningún grupo porque ellos pueden conseguirlo por sí mismos».

Duplicación: «Una copia es innecesaria porque he archivado los documentos en mi computadora y tengo «backup» de todos mis archivos electrónicos. Además, si alguien lo requiere, puedo imprimir una copia rápidamente».

Fuente: Joanne Cole, president, Cole Communications & PR Marketing, New York, original de The Take-Charge Assistant, American Management Association, 1601 Broadway, New York, NY 10019. Extraído de Communication briefings, Volume XVIII, Nº X. 1101 King Street, Suite 110, Alexandria, VA 22314, USA.

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Por Mariano Ramos Mejía

El incremento de la productividad, es decir en la cantidad y calidad del trabajo desarrollado por una organización, tiene dos facetas claramente diferenciadas:

a) la eficacia de la operación, que significa el cumplimiento y la consecución de los objetivos de la empresa, y

b) la eficiencia, que incluye la definición los costos de los insumos necesarios para alcanzar esos objetivos, incluyendo los asociados a la utilización del factor humano.

La responsabilidad de los gerentes que son quienes conducen el proceso es básicamente la de realizar el trabajo que hay que hacer para cumplir con los objetivos de la organización, con la gente y por medio de la gente, de manera que pueda medirse su rendimiento por los resultados alcanzados.

En opinión de Peter Drucker “la eficacia constituye los cimientos del éxito, es la condición mínima para sobrevivir después de haber triunfado. La eficiencia consiste en hacer correctamente las cosas. La eficacia es hacer las cosas correctas”.

No hay duda que todo lo mencionado hasta ahora tiene como finalidad el cumplimiento de los objetivos, y la frase del maestro es clara: si se quieren hacer las cosas correctamente, deben perseguirse los objetivos definidos. Comportándonos con eficiencia podríamos estar haciendo bien… las cosas que no deberíamos hacer. Algunos autores han llegado a visualizar la organización cómo una “intrincada red de objetivos, individuales, grupales y organizacionales”. Analicemos cada uno de ellos:

a) Los objetivos individuales, son propios de todos los seres humanos, y existen aún en los casos en que no los declaren abiertamente o tengan alguna dificultad para enunciarlos. Dónde hay vida, hay objetivos, aunque sean mínimos objetivos de supervivencia. Este tipo de objetivos forma parte de la naturaleza de cada ser humano, por lo tanto existe antes que la organización, y cada uno de los individuos que llegan a ella los traen consigo. Cubren todos los aspectos enumerados por Maslow en su Pirámide de Necesidades, (fisiológicas, de seguridad, de aceptación y afecto, de respeto y reconocimiento, y de autorrealización). Estos objetivos son confrontados por las personas con los valores ofrecidos por la organización, en el proceso de conciliación de expectativas que se realiza al comienzo de la relación pero se repite y se justifica en diferentes instancias posteriores. De la misma forma, la organización debe verificar que los objetivos individuales no se contrapongan o entren en conflicto con los suyos, ya que de no hacerlo así, está cultivando la posibilidad de conflictos posteriores.

b) Los objetivos grupales, que surgen del encuentro entre personas que encuentran coincidencia de ideas y preferencias. Este tipo de objetivos existe cuando dos o mas personas se ponen de acuerdo en algo, y por lo tanto pueden también existir en forma previa a la organización. Toda comunidad de intereses, culturales, sociales, religiosos, deportivos o de cualquier otro tipo, existe fuera de la empresa, y los individuos que concurren a ellas también los llevan consigo, encontrándose y relacionándose dentro de la empresa con otras personas que los comparten. Estos objetivos grupales son positivos en la medida que la empresa cultiva el respeto por la diversidad, con lo que los individuos nuevamente pueden alinear sus objetivos con los de la organización, y aportar a la misma sus puntos de vista y sus ideas. Pero cuando tienen como base el agrupamiento por sectores de acuerdo a su perfil o formación, en oposición a otros grupos pueden presentar dificultades potenciales que deben ser resueltas. El desarrollo de grupos tales como “nosotros los de administración (o ventas, o producción, o el sector que se trate)”, o “nosotros los vendedores, (o los ingenieros, o los administradores, etc)” tienden a restar efectividad al desarrollo de una Visión Compartida de la organización, y es función de la gerencia ampliar esa visión, incentivando el intercambio de conocimientos, puntos de vista y culturas diferentes, y favoreciendo distintas miradas sobre el problema.

c) Los objetivos organizacionales, con los que comenzábamos esta nota, no existen fuera del marco de la empresa, y dado que involucran no solamente los recursos físicos de la misma, sino también los intelectuales, deben ser consensuados. Esta búsqueda de consensos es precisamente el proceso de planeamiento de las organizaciones, conducido por la gerencia, con mayor o menor participación de todos los individuos que intervienen en el mismo, según cada caso. Pero lo importante es tener claro que debe aspirarse a que la organización a través de sus integrantes, se encuentre claramente alineada hacia sus objetivos, y que esto ocurre cuando los objetivos individuales y los grupales encuentran su satisfacción en ese proceso.

Ahora bien, si consideramos a los propios gerentes es claro que concurren a la organización con sus objetivos individuales, al igual que todas las personas, pero dado que su trabajo consiste en ejercer liderazgo sobre su equipo, pueden darse distintas situaciones en las que a pesar de alcanzar el éxito en el proceso, el mismo no sea eficaz, porque no está cumpliendo con los objetivos de la organización, sino con los suyos propios.

(Continuará)

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