DELEGACIÓN INTELIGENTE: Dé instrucciones claras
Determine sus habilidades como conductor de reuniones contestando dos preguntas:
Use estas técnicas para instruir a sus empleados con claridad:
· Comience por lo básico y luego muévase hacia las intrucciones complicadas. Dé a los empleados tiempo para que le hagan preguntas. Si no lo hace, habrá buenas chances de que lo malinterpreten.
· Haga una prueba: Piense en lo que usted quiere decir basado en un cuadro claro de lo que quiere que se haga. Luego recite su mensaje en voz alta. Haciendo esto puede evitar tener que repetir y tal vez perder su calma si siente que los empleados no están entendiendo su mensaje lo suficientemente rápido.
· Ofrezca versiones habladas y escritas de los que usted quiere. Primero dígaselas, luego permítales que ellos lean sus instrucciones. Finalmente, conteste cualquier pregunta.
· Haga que los empleados escriban los pasos que ellos piensan tienen que dar para hacer lo que usted pide. Revise esos planes y ajústelos cuando sea necesario
Doble recompensa: Usted no tendrá que estar explicando todo, y esto dara a los empleados un aliciente cuando ellos sientan que usted confía en que irán adelante con un plan.
Extraído de Communication briefings, Volume XX, Nº I. 1101 King Street, Suite 110, Alexandria, VA 22314, USA.
E ainda: Utilize o quadro de referência dos seus colaboradores e não o seu para construir a sua argumentação. (Deixe de circular à volta do seu umbigo…)
Convide-os sempre a reformular e a registar por escrito, sempre que possível, sim!
E ajude-os a definir uma estratégia de auto-monitorização…
Mas antes de tudo, seja lúcido e rigoroso na sua análise: Será que «aquela» pessoa tem recursos para (depois de treinada e apoiada)poder fazer aquela tarefa com sucesso? Será que você está, neste momento, verdadeiramente disponível para a apoiar nesse treino incial? (ou «não tem tempo»???????…)- SE NÃO TEM TEMPO FAÇA!…Não delegue…
O ideal é planear na sua agenda o processo de delegação para uma altura em que «tenha tempo» para fazer um acompanhamento… Senão ainda lhe pode dar mais trabalho e tornar-se um processo gerador de conflitos…A delegação tem efeitos muito positivos a médio/longo prazo.No imediato exige, muitas vezes, mais tempo e disponibilidade a quem delega. – Nunca «esqueça» este factor crítico de sucesso para que o seu investimento como líder tenha o efeito fantástico que pretende…
Isabel Lourenço
Psicóloga / Especialista em Comportamento Organizacional /Coach
Muy buen aporte, le agregaría el tema de la difusión previa de la temática o puntos a tratar en la reunión, asi los asistentes ya vienen previemente formados o con las dudas e inquietudes preparadas. Esto reduciría el tiempo de la reunión y probablemente la haría más eficiente.
Saludos.
COMENTADO EN LINKEDIN:
Las instrucciones deben ser claras y ademas tenemos que saber cuál es el punto de atención y de tensión con respecto al cambio que tienen las personas a las cuales dirigimos las instrucciones…Por ejemplo….tenemos personas que graban mejor lo visual…otras el discurso oral…otras el repetitivo..otras cuando le damos la reponsabilidad de enseñar el cambio….. a su vez para minimizar el paso de un estado a otro tenemos por ejemplo…. gente que presta atención a las diferencias porque se aburre con la monotonía entonces presta atención a las instrucciones porque les inyectan desafíos y otras que ante el menor cambio se niegan, paralizan y se negativizan….a estas últimas hay que mostrarles similitudes y no diferencias….ES RESPONSABILIDAD DEL LIDER CONOCER Y DAR EL MENSAJE CON LA EFECTIVIDAD DEL CONOCIMIENTO DEL GRUPO PARA OPTIMIZAR LOS RESULTADOS.
Karina INGUI
Y asegurese que se comprendieron.
Ricardo Juan Gonzalez
Creo que hay una disociación entre el título y lo que dice el texto. Delegar y conducir una reunión son cosas distintas. Y delegar y dar instrucciones también.
Cuando delegas, no das instrucciones, das, digamos, funciones que luego los delegados deberán decidir como actúan dentro de las responsabilidades que aceptan o no.
Las instrucciones se dan cuando se está mandando, cuando se asume la toma de decisiones y no se deja la función en manos de otro. En este caso, claro que las instrucciones han de ser claras, si no lo son, el resultado puede ser muy diferente al esperado.
En cualquier caso, las responsabilidades no se delegan, esto también ha de estar claro.
Jose Luis Guillot
Las instrucciones deben ser claras, es por eso un Manual de Procedimientos, que en definitiva es un acuerdo de ambas partes para certificar las Normas de Calidad correspondientes.
Saludos cordiales
Paula Kremenchutaky